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Häufig gestellte Fragen

FAQ's

Was ist der Unterschied zwischen der Standardlizenz & dem Premium Abonnement?

Standardlizenz:

  • 4 Protokollvorlagen inkl. Standardtraktanden
  • unlimitierter Protokollversand

Premium Abonnement:

  • Über 20 Protokollvorlagen inkl. Standardtraktanden
  • unlimitierter Protokollversand
  • Logo in Kopfzeile editierbar
  • Logo kann pro Projekt definiert werden
  • Weiterentwicklung der App unterstützen
Wie erfasse ich ein neues Projekt?

Unter Einstellungen finden Sie den Punkt "Projekt Grunddaten". Mit einem Klick auf das +, können Sie ein neues Projekt eröffnen.

  

 

Wie erstelle ich eine Sitzungsreihe?

Mit einem „Klick“ auf das grüne + erstellen Sie eine Sitzungsreihe. Wichtig: Eine Sitzungsreihe können Sie nur erstellen, wenn ein Projekt erfasst ist.

Wie definiere ich ein anderes Logo?

Unter Einstellungen finden Sie den Punkt "Allgemein", dort können Sie nun das Logo definieren Wichtig: Nur im Premium Abonnement enthalten.

Wie definiere ich pro Projekt ein Logo?

Unter "Einstellungen" / "Projekt Grunddaten" / "Projekt" können Sie das Logo pro Projekt wie gewünscht anpassen.

Wichtig: Nur im Premium Abonnement enthalten.

Wie stelle ich die Systemsprache um?

Unter Einstellungen finden Sie den Punkt "Allgemein". Dort können Sie nun eine von fünf Systemsprachen (Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch) auswählen.

Wie kopiere ich ein Protokoll?

Sie können ein Protokoll, welches Sie erstellt haben ganz einfach kopieren:

Android: Drücken Sie lange auf das erstellte Protokoll und wählen Sie danach "kopieren" aus.

IOS: "Wischen" Sie mit dem Finger auf dem Protokoll nach links und wählen Sie "kopieren" aus.

Wie erstelle ich eine Datensicherung?

Mit einem Klick auf den Button können Sie Ihre Daten lokal auf Ihrem Gerät abspeichern. Die Daten werden auf Ihrem Gerät unter Dateien abgespeichert.

Wie lade ich meine erstellte Datensicherung auf das Gerät?

Mit einem Klick auf den Button „Datensicherung wiederherstellen“ gelangen Sie zu Ihren Dateien. Dort können Sie die gewünschte Datei auswählen, welche Sie wiederherstellen möchten.

Dokumentensperre mit Unterschrift

Protokolle können schriftlich unterzeichnet werden, damit die Richtigkeit sichergestellt werden kann. Jene Protokolle die unterschrieben worden sind, können nicht wieder bearbeitet werden.

Wie verschiebe ich die Traktanden/Themen im Protokoll?

Wenn Sie einen Protokolleintrag oder ein ganzes Thema verschieben möchten, drücken Sie länger mit dem Finger auf diesen Eintrag und platzieren Sie ihn beliebig um.

Wie klassifiziere ich einen Protokolleintrag?

Jeder Protokolleintrag kann als Information, Aufgabe oder Beschluss klassifiziert werden.

Information: Der Eintrag dient als Information.

Aufgabe: Beim Eintrag handelt es sich um eine Aufgabe. Der gestellten Aufgabe kann ein Verantwortlicher zugewiesen werden.

Beschluss: Beim Eintrag handelt es sich um einen Beschluss, der an einer Sitzung gefällt wurde.

Wie speichere ich das Protokoll auf dem Gerät ab?

Wenn Sie das Protokoll erstellt haben, finden Sie in der Kopfzeile die Buttons "Speichern" und "Senden". Durch einen Klick auf den Button "Speichern" wird das Protokoll gespeichert. Das gespeicherte Protokoll finden Sie anschliessend unter den Dateien auf Ihrem Gerät.

Welche Bedeutung hat die Protokollnummer?

Die Protokollnummer setzt sich aus Datum und Uhrzeit zusammen.

Beispiel: Datum (rot) & Uhrzeit(grün)

Wie erstelle ich ein CSV?

Um ein CSV zu erstellen, drücken Sie den Button "CSV" unter der Rubrik "Traktanden".

 

Wählen Sie "Template erstellen", um eine CSV-Vorlage zu generieren.

 

Das Template wurde nun unter Ihre Dokumente abgelegt.

 

Das Template muss folgendermassen abgefüllt werden:

Hinweis: Die Daten müssen wie vorgegeben abgefüllt sein, damit das CSV fehlerfrei in die DokPro Applikation implementiert werden kann.
(Bild anklicken um in voller Grösse anzuzeigen)

 

Drücken Sie nun auf „CSV auswählen“ und importieren Sie Ihr CSV in die Applikation. Wenn Sie diesen Schritt erledigt haben, erscheint die folgende Meldung.

 

Nun können Sie das Projekt, den Ort und den Raum einfügen. Danach drücken Sie auf „OK“.

 

Die im CSV aufgeführten Pendenzen wurden erfolgreich importiert.

Wie werden Protokollvorlagen erstellt?

In den Einstellungen ,,Protokollvorlagen’’ auswählen.

Danach oben rechts auf das Plus drücken.

Als Erstes im Reiter "Allgemein" im Feld "Titel" den gewünschten Namen des Protokolls und die jeweilige Sitzungsart eingeben.

Weiter auf Teilnehmer klicken. Dann oben rechts auf das Plus klicken. Hier kann man entweder im Adressbuch einen bereits abgespeicherten Teilnehmer hinzufügen oder direkt die Feldchen neu ausfüllen. Den Teilnehmer mit ,,OK’’ oben rechts abspeichern.

Weiter auf Traktanden klicken. Dann oben rechts auf das Plus klicken. Hier das zu behandelnde Thema eintragen und mit ,,OK’’ abschliessen. Nun steht neben dem Eintrag ein grünes Plus. Darauf klicken und die gewünschten Informationen eintragen.

 

Wie werden Prüfobjekte erstellt?

In den Einstellungen ,,Prüfobjektvorlagen’’ auswählen.

Danach oben rechts auf das Plus klicken.

Zuerst den Titel eingeben um welches Prüfobjekt es sich handelt. Danach unten auf das grüne Plus klicken.

Den Titel eingeben welchen man braucht z.B Schraube. Danach den gewünschten Text eingeben z.B es fehlt eine Schraube in xy Bereich. Man kann so viele Prüfpositionen erstellen wie benötigt und auch die gewünschte Bezeichnung dazu geben.

Nun auf ,,OK’’ oben rechts klicken. Nun ist das Prüfobjekt erstellt.

Wie wende ich die Prüfobjekte an?

Auf der Hauptseite das grüne Plus anklicken, oder bereits erstellte Protokolle wiederverwenden.

Entweder ein Standard Protokoll auswählen oder ein neues erstellen.

Standardtraktanden auswählen, wenn man diese benötigt. Danach den Titel und alles Weitere ausfüllen.

In den Traktanden geht man auf das entsprechende Thema und klickt auf das grüne Plus.

Bei der Klassifizierung auf ,,Prüfobjekt’’ klicken. Danach auf ,,Objekt’’ klicken. Nun kommen alle erstellten Prüfobjekte. Das gewünschte Prüfobjekt auswählen.

Bei der ,,Prüfpositionsliste’’ können sie entweder selbst wieder eine erstellen, indem man auf das grüne Plus klickt. Oder man wählt das grüne Blatt aus und wählt die bereits erstellten Prüfpositionen aus.

Mit ,,OK’’ wird die Seite verlassen und man kehrt wieder auf das Protokoll zurück.

Wie generiere ich eine Pendenzenliste?

Auf der Hauptseite das grüne Plus anklicken, oder bereits erstellte Protokolle wiederverwenden.

Entweder ein Standard Protokoll auswählen oder ein neues erstellen.

Standardtraktanden auswählen, wenn man diese benötigt. Danach den Titel und alles Weitere ausfüllen.

In den Traktanden geht man auf das entsprechende Thema und klickt auf das grüne Plus.

Bei der Klassifizierung auf ,,Pendenzen’’ klicken. Danach den gewünschten Text eingeben und wer dafür verantwortlich ist ausfüllen. Bei ,,wann’’ kann man das Datum auswählen, bis wann es erledigt sein muss.

Mit ,,OK’’ wird die Seite verlassen und man kehrt wieder auf das Protokoll zurück.

Kontakte von Outlook synchronisieren

Outlook mit Windows verbinden

Im Windows Suchfeld «Einstellungen Synchronisieren» aufrufen.

Unter den Menüpunkten muss «E-Mail & Konten» ausgewählt werden. Danach den Button "Konto hinzufügen" wählen.

Danach muss die gewünschte E-Mail Verbindung ausgewählt werden. In unserem Falle ist dies die Office 365 Exchange Verbindung.

Bitte geben sie nun die gewünschte E-Mail-Adresse ein, welche verbunden werden soll. Bestätigen Sie mit "Weiter".

Danach müssen sie ihr Passwort eingeben Ihres Office 365 Kontos eingeben.

Nach weiterem Bestätigen der Eingaben, wird ihnen das Exchange Konto hinzugefügt. Dies kann teils einen Moment gehen. Bekommen sie eine Windows Aufforderung dass Anpassungen vorgenommen werden, bestätigen sie diese. Danach sollten sie folgendes Bild erhalten.

Wählen sie nun die Exchange Verbindung und gehen sie auf das Feld Verwalten.

Wählen sie nun das Feld Synchronisierungseinstellungen aus (ACHTUNG: Wenn Windows den Exchange noch am Synchronisieren ist, ist das Feld Grau hinterlegt und kann noch nicht bearbeitet werden. Warten Sie bis der Exchange fertig mit Synchronisieren ist).

In dieser Einstellung können sie nun wählen was sie Synchronisieren möchten. Schalten sie E-Mails und Kalender aus, damit nur die Kontakte synchronisiert werden.

Bestätigen sie die Ausschaltung mit dem Button "Fertig". Bestätigen sie weiter mit "Speichern".
Nun wird Windows im Hintergrund die angewählten Anpassungen ausführen. Je nachdem kann dies einen Moment dauern.

Kontake in DokPro importieren

Wen sie die Punkte von oben abgeschlossen haben und Windows die Kontakte synchronisiert hat, sind die Ihre Kontakte mit den DokPro Kontakten verbunden (DokPro greift auf die Windowskontakte zu).

ACHTUNG: Es werden nur die eigenen Kontakte synchronisiert. Wenn sie nun eine allgemeine Adressbank bei Outlook hinterlegt haben, werden diese Kontakte nicht synchronisiert. Dies ist eine Sicherheitseinstellung von Outlook, welche dies nicht erlaubt. Achten sie entsprechend darauf, dass sie die gewünschten Kontakte jeweils bei sich unter Meine Kontakte abgespeichert haben.

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